تحميل تصميم تحديد أولويات المهام المهمة و العاجلة
Urgent Important Matrix
في هذه التدوينة سأشارك معكم تصميم قمت بإنشائه بواسطة vba excel يمكنه أن يساعدك في إدارة مهامك اليومية أو الأسبوعية بسهولة وذالك عبر طريقة Urgent Important Matrix يعني المهام المهمة العاجلة.
تعريف Urgent Important Matrix مصفوفة هام عاجل :
هي أداة فعالة تستعمل في تحديد الأولويات لقائمة المهام الخاصة بنا إعتمادا على أهمية و ضرورة تنفيذها بشكل عاجل وتعرف أيضا باسم مصفوفة آيزنهاور Eisenhower Matrix أو مصفوفة إدارة الوقت .
تعتبر من أفضل الطرق لإدارة الوقت و زيادة الإنتاجية و مضاعفة الفعالية.
أهمية Urgent Important Matrix مصفوفة هام عاجل :
تساعدنا هاته الأداة في تحديد مهامنا أو أعمالنا و ذالك عبر البدأبالأنشطة التي يجب إنجازها بشكل عاجل وصولا إلى الأنشطة التي يمكن تجاهلها أو إزالتها, كما تسمح لنا بالسيطرة على وقتنا بشكل رائع وفعال.
مكونات Urgent Important Matrix مصفوفة هام عاجل :
تتكون هذه المصفوفة من أربع خانات من خلالها يمكننا تصنيف مهامنا اليومية وفقا لعاملين :
- مهام عاجلة يجب تنفيذها بشكل عاجل
- مهام مهمة
وهذه الخانات هي :
الخانة الأولى : عاجل وهام Urgent & Important :
ترتبط هذه الخانة المهام الطارئة التي لايمكن التنبؤ بها أو مهام قمت بتأجيلها وهي المهام التي تتطلب إهتماما فوريا كما أنها تحتاج وقت قصير لتنفيذها .
ومن أمثلة هذه الخانة أعمال أو مشاريع تقترب من موعدها النهائي أو أعطال المعدات ...
الخانة الثانية : هام لكن غير عاجل Not Urgent & Important :
ترتبط هذه الخانة بالخطط وهي المهام التي تساعدك على تحقيق مهامك في المدى المتوسط أو الطويل لأنها تعتبر مهام غير عاجلة التنفيذ لذى يتم تأجيلها لتنفيذ المهام الملحة و العاجلة .
ومن أمثلة هذه الخانة التخطيط طويل المدى للمهام , الصيانة الاستباقية ...
الخانة الثالثة : غير هام لكن عاجل Urgent & Not Important :
هذه المهام هي التي تقوم بإستنزاف طاقتك و وقتكدون تحقيق أي فوائد كما أنها تبقيك مشغولا ولكن ليس لها قيمة حقيقية.
ومن أمثلة هذه الخانة طلبات الاخرين التي لا تسهم بشكل مباشر في تحقيق أهدافك, الإجتماعات و التقارير المنتظمة ...
الخانة الرابعة: غير هام لكن عاجل Not Urgent &Not Important:
تعتبر هذه المهام ليست مهمة في تحقيق أهدافك طويلة المدى أو العاجلة بالإضافة الى انها تصرفك عن القيام بالأشياء المهمة.
ومن أمثلة هذه الخانة البريد الإلكتروني المفرط ’’ المكالمات الهاتفية الشخصية, استخدام مواقع التواصل الإجتماعي ...
تحميل تصميم تحديد أولويات المهام المهمة و العاجلة / Urgent Important Matrix :
بعد فتح الملف ستظهر هذه الواجهة سيطلب منا اسم المستخدم و كلمة السر
- اسم المستخدم : 2021
- كلمة السر : 2021
يتكون من أربع خانات كما اسلفنا ذكرها في الأعلى , يمكنك ملأ هذه الخانات من خلال الضغط على زر Add a New Task .
يمكنك إضافة المهام عن طريق كتابتها مباشرة في علامة التبويب Task, وتعيين مستوى الأهمية والمهام العاجلة .
كما يمكنك حذف جميع المهام من خلال الضغط على الزر Remove Completed Tasks .
لنفهم أكثر كيفية عمل هذا التصميم من خلال هذا الفيديو :
رابط تحميل تصميم تحديد أولويات المهام المهمة و العاجلة / Urgent Important Matrix
